Synchronisation HubSpot et outils Microsoft

Connectez votre compte Office 365, connectez votre calendrier Outlook à HubSpot et installez l'extension HubSpot Sales.

Connecter votre compte Office 365

Remarque : Vous ne pouvez pas connecter une boîte de réception Office 365 partagée à HubSpot.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations Intégrations d'e-mails.
  • Cliquez sur Connecter une adresse e-mail personnelle.
  • Sélectionnez Office 365.

  • Passez en revue ce que vous pourrez faire en connectant votre boîte de réception Office 365 à HubSpot, puis cliquez sur Continuer.
  • Il vous sera ensuite demander de vous connecter à votre compte Office 365. Saisissez l'adresse e-mail du compte Office 365 que vous souhaitez utiliser. Si un ou plusieurs de vos comptes e-mail sont déjà ouverts, choisissez celui que vous souhaitez connecter.
  • Vous reviendrez alors dans vos paramètres où la connexion sera vérifiée et terminée. Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous informer que votre boîte de réception Office 365 est désormais connectée à HubSpot.

Synchroniser HubSpot avec le calendrier Outlook

La synchronisation du calendrier Outlook avec HubSpot vous permet simultanément d'enregistrer un rendez-vous dans votre CRM, de créer un événement dans votre calendrier pour cette réunion et d'envoyer une invitation aux participants. De plus, si vous créez une réunion dans le calendrier Outlook avec un contact HubSpot, l'événement apparaîtra dans la chronologie de sa fiche d'informations.

Connecter votre calendrier Outlook à HubSpot

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.

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  • Recherchez l'intégration Calendrier Outlook et sélectionnez Calendrier Outlook dans les résultats. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter l'application.
  • Dans la fenêtre suivante, connectez-vous à votre compte Office 365.

Lorsque vous aurez saisi vos identifiants de connexion, une boîte de dialogue HubSpot s'ouvrira, indiquant que l'intégration Outlook Calendar a été installée.

Remarque : vous pouvez connecter à HubSpot soit Google Agenda soit le calendrier Outlook. Les deux intégrations ne peuvent pas être installées en même temps.

Planifier un rendez-vous dans HubSpot

Une fois que vous avez connecté le calendrier Outlook, accédez à un contact, une entreprise, une transaction ou un ticket. Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône de réunion pour créer un rendez-vous. Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, saisissez les détails de cette réunion. Une fois votre rendez-vous créé, un événement correspondant sera ajouté à votre agenda Google ou votre calendrier Outlook et le contact recevra une invitation à la réunion. Pour en savoir plus sur la planification d'un rendez-vous depuis la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un ticket, consultez cet article.

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Remarque : La suppression d'un rendez-vous dans HubSpot ne supprime pas l'événement dans le calendrier Outlook.

Planifier une réunion dans Google Agenda ou le calendrier Outlook

Si vous créez une réunion dans le calendrier Outlook et que vous ajoutez un invité qui figure dans la liste de vos contacts dans HubSpot, cet événement s'affichera dans sa chronologie. De même, si un contact dans HubSpot vous invite à une réunion, celle-ci apparaîtra dans sa chronologie.

Si vous modifiez ou supprimez l'événement dans votre calendrier, les mises à jour s'afficheront automatiquement dans le rendez-vous enregistré dans la chronologie du contact.

 

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Remarque :

  • Lorsqu'une réunion est créée à partir de votre calendrier connecté, elle ne sera enregistrée que dans la chronologie des contacts qui existent déjà dans votre compte HubSpot. HubSpot ne créera pas automatiquement de fiches d'informations de contact si les participants n'existent pas dans votre compte HubSpot. 
  • Pour que la réunion apparaisse dans la chronologie de vos contacts, les participants doivent utiliser l'adresse e-mail figurant dans la propriété E-mail de leur fiche d'informations.
  • HubSpot empêche automatiquement l'ajout d'événements pour les utilisateurs existants et les membres de votre organisation sur la base du domaine de messagerie (les domaines cibles et connectés de votre portail).
  • Aucun des événements créés avant l'intégration de Google Agenda ou du calendrier Outlook ne sera synchronisé avec HubSpot, même si les participants à ces événements existent en tant que contacts dans votre compte HubSpot et ont la même adresse e-mail que celle dans la propriété E-mail. Seuls les événements créés dans Gmail et Office 365 alors que l'intégration est active seront synchronisés dans la chronologie des contacts.
  • Pour les réunions récurrentes, HubSpot ne synchronise que le premier événement. Si un autre événement de la série est modifié ou que la réponse des participants change, l'événement mis à jour sera synchronisé avec HubSpot. Par exemple, si une personne annule sa participation à une réunion hebdomadaire récurrente pour une semaine spécifique, cela déclenchera la synchronisation de l'événement de cette semaine avec HubSpot.
  • Aucun événement de toute une journée ne sera synchronisé avec HubSpot. 
  • HubSpot ne synchronise pas les événements de calendrier marqués comme privés avec votre compte HubSpot.

Installer l'extension HubSpot Sales pour Office 365 ou Outlook

Avec le complément HubSpot Sales pour Office 365 ou le complément HubSpot Sales pour Outlook, vous pouvez accéder à vos outils de vente directement dans votre boîte de réception. Consultez le tableau ci-dessous pour déterminer quel plug-in est compatible avec votre configuration. 

Installer le complément HubSpot Sales pour Office 365

Remarque :
  • Outlook installé depuis le Microsoft Store n'est pas compatible avec le complément HubSpot Sales pour Office 365. Vérifiez votre version d'Outlook pour vous assurer qu'il s'agit bien d'une version Démarrer en un clic.
  • Office 365 from GoDaddy n'est pas compatible avec le complément HubSpot Sales pour Office 365, car GoDaddy ne prend actuellement pas en charge les applications tierces.
  • L'extension HubSpot Sales pour Office 365 nécessite une adresse e-mail hébergée par Office 365 (Office 365 Business Premium, Office 365 Business Essentials ou Office 365 Personnel). Si votre boîte de réception est hébergée par un fournisseur de messagerie différent, vous ne pourrez pas installer le complément pour Office 365. Si vous n'avez pas de compte Office 365 mais que vous utilisez Outlook sur le bureau pour Windows, installez plutôt le complément HubSpot Sales pour Outlook
  • N'installez pas le complément HubSpot Sales pour Office 365 et le complément HubSpot Sales pour Outlook sur le même appareil. Ces deux extensions risquent d'entrer en conflit.

 

Pour installer le complément pour Office 365 dans votre compte :

  • Cliquez ici pour accéder au complément dans Microsoft AppSource.

  • Cliquez sur Obtenir.

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Continuer.
  • Vous serez redirigé vers votre compte Office 365. Cliquez sur Ajouter.

Une fois l'installation terminée, vous serez redirigé vers une page vous indiquant que le complément a été installé avec succès. Vous pouvez désormais accéder à vos modèles, documents et séquences depuis votre boîte de réception Outlook.

Afin de recevoir des notifications instantanées pour les e-mails suivis, utilisez Chrome avec l'extension HubSpot Sales pour Chrome installée

 

Installer le complément HubSpot Sales pour Outlook

Remarque :

 

  • Cliquez ici pour télécharger le complément HubSpot Sales pour Outlook sur le bureau. 
  • Exécutez le programme d'installation HubSpot Sales pour Outlook (setup.exe). Si vous rencontrez une erreur lors de l'installation du complément, reportez-vous à ce guide de dépannage.
  • Redémarrez Outlook.
  • Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous avec vos identifiants de compte HubSpot.

Une fois installé, HubSpot Sales devrait apparaître dans le ruban de la boîte de réception.

Vous pouvez désormais accéder à vos modèles, documents et séquences depuis votre boîte de réception Outlook. Afin de recevoir des notifications instantanées pour les e-mails suivis, utilisez Chrome avec l'extension HubSpot Sales Chrome installée ou téléchargez l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows. Il s'agit d'un composant supplémentaire du complément qui vous permet de recevoir des notifications instantanées sans ouvrir Google Chrome.
  • Cliquez ici pour télécharger l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows (si vous ne parvenez pas à lancer le téléchargement, cliquez ici). 
  • Exécutez le fichier setup.exe téléchargé. 

Une fois l'application installée, vous pouvez consulter votre flux d'activité en cliquant sur l'icône HubSpot sprocket dans votre barre de tâches Windows.