Comment utiliser Spendesk ?

Tout ce qu'il faut savoir sur l'outil et son utilisation. A quoi sert Spendesk ? Qui y a accès ? Comment s'en servir ? Bonne lecture 😀

Prérequis : Aucune configuration n'est nécessaire une fois votre inscription faite sur Spendesk.

A quoi sert Spendesk ?

Spendesk est une solution de gestion qui apporte contrôle & visibilité sur tout le processus de dépenses, et automatise les tâches administratives chronophages.

En d'autres termes, il permet de gérer les achats de Copernic en :

  • donnant une visibilité d'ensemble et en temps réel sur les dépenses
  • permettant de fluidifier le processus de paiement tout en permettant un contrôle
  • répertoriant les justificatifs de paiement

Comment ça fonctionne ?

Spendesk permet de réguler et de suivre les dépenses de Copernic en attribuant un budget mensuel prédéfini à certains collaborateurs. 

Pour pallier au défaut de la carte bancaire physique, l'outil génère des cartes bancaires virtuelles à usage unique pour faciliter la transaction.

Qui peut utiliser Spendesk ?

La réponse est tout le monde, mais il y a des nuances. Seuls les account manager, ainsi que la customer success manager et la responsable marketing y ont accès. Cependant, les autres collaborateurs peuvent passer par l'intermédiaire de ces derniers pour effectuer une demande de paiement.

La marche à suivre pour effectuer une dépense 

Les étapes :

1. Demande de dépense

2. Validation de la demande

3. Paiement

4. Fournir un justificatif de paiement (facture)

Les étapes d'une demande de paiement : 


1. Faire la demande :

Sur la page d'accueil de la plateforme, rendez-vous dans DEMANDES > Nouv.demande 

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Ensuite, tu as la possibilité de créer une demande :

  • ponctuelle
  • récurrente (concerne les abonnements)

Remplis les informations demandées 👇

Capture d’écran 2021-03-30 à 12.03.40

2. Validation

Les demandes des collaborateurs qui ont l'accès sont automatiquement validées si elles respectent le budget prévu.

 

3. Paiement

Sur la même page, après avoir validé, tu pourras cliquer sur "Afficher la carte". Tu auras alors accès à ta carte virtuelle à usage unique. 

 

4. Justificatifs de paiement

Une fois ta demande validée, tu dois transmettre ton justificatif de paiement (facture) à l'adresse mail suivante :

➡️ mailto:receipts+kx4_r60tmwv1id@spendesk.com

Spendesk se charge ensuite de la rattacher à la bonne transaction !

 

Attention, les justificatifs sont obligatoires :

A partir de 4 justificatifs manquants, son auteur se verra dans l'obligation de les renseigner dans les 5 jours avant de se voir bloqué de la plateforme. Cela signifie qu'il ne pourra plus faire aucune demande tant que la régularisation n'aura pas été faite.